Aspectos subsanables y no subsanables al licitar en Costa Rica

¿Qué es una subsanación o una solicitud de información?

Antes de hablar acerca de los aspectos que se pueden subsanar luego de presentar una oferta, es importante tener claro lo que significa la subsanación, la cual es la corrección de algún elemento que fue omitido en la presentación de la oferta, o bien aclarar algún aspecto que le genere dudas a la administración sobre la propuesta que el oferente está presentando, ya sea porque la institución lo solicite o que el oferente, por su propia iniciativa, decida hacerlo.

¿Cuáles son los requisitos para subsanar?

En general, para poder subsanar algún aspecto de la oferta debe darse lo siguiente:

1. Que sean aspectos subsanables o insustanciales: Un error u omisión se considera de este tipo si al momento de corregirlo no varía algún elemento que sea esencial en la oferta. Como ejemplo de elementos esenciales (y por lo tanto, no subsanables) están las características principales de las obras, bienes o servicios que se ofrezcan, el precio, los plazos de entrega y las garantías comerciales de los productos.

2. Que la corrección no genere una ventaja indebida: Además de los elementos mencionados anteriormente, se incluyen todos aquellos aspectos que al modificarse no dejen al oferente en una posición ventajosa frente a los demás participantes.

3. Demostrar que son condiciones que existen al momento de la presentación de la oferta: Son subsanables todas las condiciones en las cuales hay completa certeza de que existían antes del proceso de apertura de ofertas; por ejemplo, un título académico, ya que se puede demostrar que el título se tenía desde antes de presentar la oferta, también sucede con la experiencia o las certificaciones de una colegiatura.

En el siguiente botón puede descargar el listado de aspectos subsanables y no subsanables, ilustrados con ejemplos, para que pueda consultarlos cuando lo necesite:

¿Cuál es el plazo para subsanar?

Una vez que se finalice el plazo de recepción de las ofertas, se da el acto de apertura, en el cual se revisan los aspectos formales de las ofertas y se le da a los oferentes un plazo para subsanar que va entre 1 y 5 días hábiles, el cual depende de la institución y de la complejidad del aspecto a subsanar.

¿Se puede extender el plazo para presentar una subsanación?

Sí, siempre que el resultado no sea mayor a 5 días. 

Sobre lo anterior, es importante comentarle que quien decide la cantidad de días que se dan como plazo para subsanar es la institución a cargo del proceso de compra, por lo que si el oferente solicita que se amplíe el plazo y la esta institución está de acuerdo, puede ser modificado; sin embargo, este plazo adicional no debe conceder ventaja indebida a ningún participante y el plazo final no puede exceder los 5 días.

Para ejemplificar esto, si un participante presenta su oferta en una licitación cuyo plazo para subsanar es de 2 días y por alguna razón este participante no puede realizarlo en ese tiempo, puede solicitarle a la institución que extienda el plazo (por ejemplo, que otorgue 1 día adicional) y si la institución accede todos los participantes podrán subsanar en el nuevo plazo establecido. Sin embargo, si el plazo establecido desde un inicio es de 5 días y por alguna razón un oferente no puede realizarlo en ese tiempo, no podrá ser modificado y la institución puede proceder como se indica en el siguiente punto.

¿Qué pasa si no presenta una subsanación a tiempo?

La oferta será descalificada por la Administración, siempre que el aspecto que no se subsane amerite una descalificación (hay pocas excepciones en que no se descalifica la oferta). Además, se realiza una audiencia donde el oferente tiene un plazo de 3 días para detallar los hechos y presentar las pruebas sobre la no presentación de la subsanación, luego de eso la administración decide si ejecutar o no la garantía de participación.

¿Qué aspectos NO se pueden subsanar?

  • La ausencia de la firma en la oferta; sin embargo, en la práctica cada vez es más común que las instituciones validen una oferta presentada por SICOP sin la necesidad de la firma (no todas las instituciones lo hacen), ya que para presentar dicha oferta debe firmarse digitalmente primero.
  • El plazo de entrega indicado en la oferta.
  • La vigencia de la oferta.
  • Contenido del acuerdo consorcial.
  • Desglose de precio, si la institución determina que puede generar una ventaja indebida.

¿Se puede subsanar experiencia que no esté referenciada en la oferta?

Sí, ya que cumple con la tercera condición para que sea un aspecto subsanable. Es decir, se puede demostrar los años de experiencia del oferente luego de subir la oferta, aunque por algún motivo no lo haya mencionado expresamente.

¿Qué otros aspectos se pueden subsanar?

Le voy a explicar con ejemplos lo que el artículo 81 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa establece como aspectos subsanables: 

“Los aspectos formales, tales como: la naturaleza y propiedad de las acciones, declaraciones juradas, certificaciones de la CCSS y especies fiscales.”

Por ejemplo, cuando en el cartel se solicita presentar información sobre la naturaleza de las acciones (acciones comunes, preferentes, convertibles…) y quiénes son dueños de dichas acciones, pero por alguna razón se presenta la oferta sin esta información, se puede subsanar, ya que esto no afecta el proceso de la licitación ni lo coloca en una posición ventajosa.

“Certificaciones sobre cualidades, características o especificaciones del bien ofrecido, siempre y cuando tales circunstancias existieran al momento de la presentación de la oferta y así lo acredite el interesado.” 

En otras palabras, se puede subsanar cuando no se haya expresado en la oferta algunas características del bien ofrecido; sin embargo, que se pueda demostrar que esas características efectivamente estaban presentes desde antes de presentar la oferta; por ejemplo, las dimensiones de un artículo, o cualquier otro aspecto que no signifique una ventaja frente a los otros oferentes.

“La documentación técnica o financiera complementaria de la oferta, incluyendo los estados financieros.”

Cuando se ofertan productos y por algún motivo las fichas técnicas de los mismos presentan algún error, se puede subsanar ese error. Inclusive, el no presentar dichas fichas puede ser subsanable cuando no genere una ventaja indebida sobre los demás oferentes, pero queda a discreción de la institución cuándo cumple esta condición.

“Las formalidades que así se hayan exigido en el cartel, tales como traducciones libres de la información complementaria”.

Es muy común que alguna información que la empresa posea no esté en español; por ejemplo, los títulos académicos obtenidos en el extranjero o las fichas técnicas de los productos que se ofrecen. En este caso, debido a que los carteles solicitan que la información se muestre en español, se puede subsanar cuando se presente en otro idioma.

“Datos consignados en unidades diferentes a las del Sistema Internacional de Medidas.” 

El Sistema Internacional de Medidas (S.I.) establece unidades de medida para magnitudes físicas fundamentales, como la longitud (la unidad básica es el metro), la masa (la unidad básica es el kilogramo), el tiempo (la unidad básica es el segundo)… En caso de que usted presente una oferta con datos no nombrados en estas unidades, puede corregir el error y expresar las medidas nuevamente, pero apegándose al Sistema Internacional de Medidas.

“El plazo de vigencia de la oferta, siempre que no se haya ofrecido por menos del 80% del plazo fijado en el cartel.” 

Imaginemos que una institución solicita en el cartel un plazo de vigencia de la oferta de 60 días y solamente dos empresas presentan una oferta. El oferente 1 establece una vigencia de la oferta de 50 días y el oferente 2 de 45 días, que dicho de otro modo, significa que ninguno de los 2 se apegó expresamente a lo solicitado en el cartel.

Para conocer cuál de los dos podría subsanar se calcula el 80% del plazo fijado en el cartel de licitación, que en este caso sería de 48 días (60 * 80%). Quienes hayan ofertado por menos de 48 días no pueden subsanar, por lo que el oferente 2 queda descalificado y quienes hayan ofertado por más de 48 días pueden corregir y apegarse a las condiciones del cartel, por lo que el oferente 2 puede subsanar este aspecto y continuar con el proceso.

“El monto o vigencia de la garantía de participación, siempre y cuando originalmente hayan cubierto, al menos, un 80%.” 

Similar al punto anterior, explicaré esto con un ejemplo: Una institución requiere comprar computadoras, para lo cual tiene un presupuesto de ₡13.000.000 y está solicitando una garantía de participación de 2% (se calcula sobre el monto de la oferta y no sobre el presupuesto de la institución). En esta licitación, supondremos que también solamente 2 oferentes deciden participar.

El oferente 1 establece un precio por las computadoras de ₡12.500.000 y paga como garantía de participación un total de ₡180.000. De acuerdo con lo que indica la ley, el monto total que debió cancelar por esta garantía eran ₡250.000 (₡12.500.000 * 2%) y solamente podría subsanar si hubiese pagado como mínimo el 80% de ese monto; es decir, lo mínimo que debió pagar para poder subsanar eran ₡200.000 (₡250.000 * 80%). Por lo tanto, la oferta es descalificada.

El oferente 2 estableció un precio de ₡12.650.000 y paga como garantía de participación un total de ₡240.000. El monto que este oferente debió cancelar realmente era de ₡253.000 (₡12.650.000 * 2%); sin embargo,  ₡240.000 es más que el 80% de ₡253.000 (el 80% de ₡253.000 es ₡202.400), por lo que esta empresa puede subsanar y continuar con su participación en las siguientes etapas del proceso.

“Los documentos necesarios para probar la veracidad de hechos acaecidos antes de la apertura de ofertas.” 

Esto se refiere a que en algunas ocasiones los proveedores no mencionan en su oferta algún elemento solicitado en el cartel; sin embargo, si cuenta con los documentos que validen que esa información existía antes de subir la oferta, se puede subsanar. Por ejemplo, si una empresa no menciona los años de experiencia en su oferta y este era un factor de evaluación establecido en el cartel, la empresa puede subsanar y demostrar que efectivamente cuenta con esos años de experiencia presentando documentos de respaldo, como el acta constitutiva.

“Cualquier otro extremo que solicitado como un requisito de admisibilidad, sea requerido por la Administración, para una cabal valoración de la propuesta y no confiera una ventaja indebida frente a los restantes oferentes, tal como la traducción oficial o libre de la información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante cuando así haya sido permitido por el cartel.”

¡Listo! Ya sabemos qué aspectos se pueden o no subsanar, mi última recomendación es que revise siempre muy bien lo que indica el cartel, y antes de presentar su oferta la compare con lo que están solicitando, para que no cometa errores.

Le voy a compartir nuevamente un pdf con toda esta información, para que cuando la requiera la tenga a mano:

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