¿Cómo analizar un cartel en SICOP?

Primeramente, ¿qué es un cartel de licitación?

El cartel es el reglamento específico de la contratación; es decir, es el documento que contiene las “reglas de cada juego”, no solo para los participantes del procedimiento de contratación pública (oferentes), sino también para la institución que lleva a cabo ese procedimiento.

¿De dónde se origina el cartel?

Como podemos ver en la imagen el cartel nace inicialmente de una necesidad, pero esta no surge de forma improvisada. El cartel debe corresponder a una dinámica planificada acorde a la que la institución determinó en los planes de compra, presupuesto, plan operativo, plan estratégico e inclusive el plan nacional de desarrollo. El cartel lleva una preparación previa y es el resultado de un trabajo en conjunto entre el departamento de proveeduría (quien realiza la compra) y el área técnica que solicita las especificaciones (usualmente es aquí donde nace la necesidad).

¿Dónde puedo encontrar los carteles?

Los carteles se publican a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP); pero también se pueden utilizar otros medios tanto físicos como electrónicos si la institución no usa SICOP. Sin embargo, una vez comience a regir la nueva Ley General de Contratación Pública será obligatorio que la totalidad de procesos de contratación pública se realicen por SICOP. Si su empresa aún no se encuentra inscrita, puede encontrar una guía paso a paso de cómo inscribirse aquí.

Ahora, entendiendo que el cartel es una lista de especificaciones que le va a permitir a usted como oferente ver lo que la institución anda buscando, le voy a mostrar cuáles son los principales puntos a analizar en un cartel:

[ 1. Información General ]

De esta sección, hay 6 elementos principales a los cuales debe prestar atención:

1. Identificación única: el número de procedimiento es básicamente el número de cédula de un cartel, es único e irrepetible. Con este número usted podrá volver a consultar información sobre el cartel cuando lo necesite.

2. ¿Quién comprará?: el nombre de la institución dice cuál institución está detrás del cartel.

3. ¿Qué comprará?: la descripción del procedimiento dice el producto o servicio que se va a contratar. 

4. Disponibilidad: para poder participar, el estado del concurso puede ser “En recepción de ofertas”, “Objetado” o “Publicado”. Por el contrario, si se encuentra en “Contratado” o “En evaluación” significa que ya no hay oportunidad de participar.

5. ¿Cuánto gastará?:  en el presupuesto total estimado podrá ver cuánto tiene disponible la administración para pagar. Es importante aclarar que ese monto no es necesariamente el que la institución termina pagando, ya que cada participante subirá su propia oferta con sus precios.

6. ¿Hasta cuándo puedo subir mi oferta?: el cierre de recepción de ofertas dice cuándo es la fecha límite para participar. La hora es puntual, por un minuto puede quedar fuera, así que si quiere participar la antelación, preparación y prevención es clave.

Le voy a compartir algunas recomendaciones cuando analice esta sección del cartel: 

  • Siempre revise el cierre de recepción de ofertas: muchos oferentes tardan semanas montando una oferta que al final no pueden presentar porque el plazo se les venció días u horas atrás. Esto es muy doloroso porque es una pérdida de tiempo, recurso humano y dinero para la empresa.
  • Revise el presupuesto total estimado: le recomiendo que su oferta no exceda este monto, ya que es el monto máximo que la institución está dispuesta a pagar. Solo en casos muy puntuales una empresa gana ofertando más, ¡mejor no corra ese riesgo!

[ 2. Sistema de evaluación de ofertas ]

En el cartel se establecerá un sistema de evaluación de ofertas, el cual contempla los factores determinantes y el grado de importancia que le darán a cada uno de ellos, así como el método para valorar y comparar las ofertas en relación a cada factor. Estos factores pueden ser:

  • Precio
  • Experiencia 
  • Plazo de entrega
  • Criterios ambientales o sociales
  • Otros, a criterio de la institución

Por ejemplo: Una institución puede decir que se va a ponderar el precio en un 80% y la experiencia en un 20% para decidir quién se adjudica un contrato. Además, puede establecer que la forma de evaluación de esa experiencia será a través de 4 cartas de recomendación o una declaración jurada. La empresa que logre cumplir de la mejor manera estos criterios tendrá la ventaja para adjudicarse.

En el botón que dice “Consulta de los factores de evaluación” podrá conocer, para cada procedimiento particular, cuáles son los factores que está considerando la institución.

En esta mismo sección usted puede encontrar las aclaraciones y recursos de objeción, siendo las primeras utilizadas para solicitar más detalles a la institución sobre algún aspecto del cartel y en el segundo caso, se utilizan para solicitar un cambio o eliminación de alguna cláusula del cartel.

¿Qué pasa en el caso de las contrataciones directas? En estos casos específicos usted probablemente tenga como máximo un día para revisar el cartel y casi inmediatamente proceder a hacer uso de la aclaración (los recursos de objeción no se admiten en esta modalidad de contrato).

TIP: Si usted va a hacer uso de las aclaraciones y los recursos de objeción, primero consulte los que ya otras personas o empresas interpusieron, por dos motivos: 

  1. Puede que ya alguien haya consultado u objetado lo mismo y haya obtenido respuesta. 
  2. Para observar quién y qué preguntó u objetó, a modo de investigación de mercado. 

En caso de que su duda no haya sido resuelta, puede seleccionar la opción “Solicitud de aclaración” y realizarla, sin ningún formato específico. En el caso de los recursos de objeción, sí tiene un formato que debe respetar.

[ 3. Información de pago para PYMES ]

Aquí se indica si la institución pagará por adelantado los productos o servicios que contraten, en el caso de que se adjudique una empresa PYME. Sin embargo, en la práctica es muy inusual que una institución pague por adelantado.

[ 4. Garantías ]

¿Qué son las garantías en licitaciones?

Estos son desembolsos económicos que básicamente respaldan la seriedad de su oferta y el compromiso de ejecución del contrato. 

Cuando se solicita una garantía es porque usualmente son compras grandes que realizará la institución, por lo que las instituciones lo utilizan como medida de “selección natural”. Dicho de otra manera, al haber un monto tan grande en juego muchas empresas van a querer participar, pero la realidad es que no todas tienen o tendrían la capacidad de cumplir con lo que se les solicita, por lo que la institución pide la garantía para que su empresa tenga un compromiso mayor.

Para pagarlas usted puede hacerlo por medio de efectivo, alguna entidad garante, una línea de crédito o un certificado a plazo. Ahora bien, recuerde que esto es una garantía, por lo que el dinero que le hayan pedido por ella estará “congelado” por el tiempo determinado en el cartel y este proceso puede tardar hasta meses.

¿Cuáles tipos de garantías existen en las licitaciones?

Hay tres y en cualquiera de ellas puede venir un monto fijo o los porcentajes que especificaré a continuación. 

La primera es la garantía de participación, la cual puede ser entre el 1% y el 5% del monto de la propuesta. En caso de pagarla y no ganar, su empresa puede solicitar el reembolso una vez la licitación esté adjudicada en firme. 

La segunda es la garantía de cumplimiento,  que puede ser entre 5% y el 10% del monto de la contratación. Esta garantía existe para que la administración se asegure que usted como contratista no quedará mal (en caso de que incumpla algún aspecto pactado en el contrato es derecho de la institución tomar de ese monto de garantía para compensar los daños o incumplimientos). En caso de que deba pagarla, su empresa puede solicitar el reembolso una vez la institución confirme que usted cumplió con todo lo solicitado en el contrato. 

La tercera es la garantía colateral (no es muy común), que ocurre cuando existan adelantos de pago. 

En una licitación puede que le pidan varias garantías o puede que no le pidan ninguna, ya que es un requerimiento que depende de cada cartel, por eso le recomiendo que siempre revise esta sección y documente todo.

[ 5. Oferta ]

Este punto es clave, ya que aquí podrá enterarse si tiene permitido participar. Si en “Participación de proveedores” dice “todos” entonces podrá hacerlo; sin embargo, si dice “Invitación a proveedores de acuerdo a la normativa de la institución” (conocidas popularmente como licitaciones mano a mano) no podrá participar, salvo que la institución expresamente lo haya invitado.

Además, debe revisar siempre la vigencia de la oferta, ya que si en su oferta indica una vigencia menor a la solicitada pueden descalificarla, ya que solo en determinadas situaciones este aspecto es subsanable.

[ 6. Timbres ]

Existe un timbre llamado “Asociación Ciudad de Las Niñas”, el cual debe ser pagado en algunos procedimientos al momento de participar.

Además, en esta sección puede ver si debe cancelar especies fiscales, las cuales deben ser pagadas por quien se adjudique una licitación.

[ 7. Condiciones del contrato ]

Le recomiendo siempre revisar lo que se especifica en “Vigencia de contrato” y ”Prórroga”, porque en caso de ganar la licitación significa que tendrá trabajo por ese tiempo.

En esta sección podrá conocer las multas y claúsulas penales que la institución puede cobrar en caso de inconsistencias en los servicios o retrasos en las entregas.

[ 8. Entrega ]

El principal elemento al que debe prestar atención es si la entrega es “Según demanda”, ya que esto significa que la administración estaría solicitando según la necesidad que tenga en un período de tiempo y no por cantidades específicas.

[ 9. Regiones a las que aplica el contrato ]

En determinados procedimientos, la administración puede limitar la participación de oferentes a solo una o pocas provincias, siempre que esté debidamente justificado. Por lo tanto, debe prestar atención a este aspecto para evitar que prepare su oferta y al final no pueda subirla por no pertenecer a las regiones que las institución indicó.

[ 10. Funcionarios relacionados con el concurso ]

El administrador del contrato es aquella persona a quien usted puede realizar consultas directamente  vía telefónica o vía correo electrónico sobre diferentes aspectos del proceso de contratación. Además, esta información puede serle de utilidad cuando establezca estratégicamente su plan de posicionamiento.

[ 11. Información de bien, servicio u obra ]

En este punto usted debe revisar si puede proveer todo lo que se requiere, ya que siempre se participa por partida

¿Cuáles son las partidas? Las partidas están compuestas por una serie de productos o servicios con diferente código, por lo que usted debe verificar si puede cumplir con todas las líneas que se establezcan en cada partida. En caso de que no, su empresa cuenta con la opción de no participar, hacer un consorcio o, si es posible, cotizar lo que le haga falta a un tercero y comprarlo en caso de ganar la licitación.

También le recomiendo revisar los documentos complementarios, ya que suelen incluirse plantillas, planos, manuales, especificaciones técnicas, cláusulas legales, entre otros, que serán importantes para que su empresa se prepare de la mejor manera.

¿Qué debe revisar primero en los documentos complementarios?

Si su empresa se dedica a los servicios:

  • Experiencia requerida de la empresa
  • Profesional requerido
  • Especificaciones técnicas

Si su empresa provee bienes:

  • Especificaciones técnicas
  • Garantías
  • Plazos de entrega

TIP: Utilice el buscador (teclas control + F o command + F)

Esto le servirá para identificar más rápido estos aspectos en los documentos PDF adjuntos. Si considera que puede cumplir por todo, ahora sí realice una lectura completa del cartel y prepare un checklist de los documentos que requiere presentar, para evitar que cometa errores al subir su oferta.

Sé que puede sonar como mucho trabajo, pero pregúntese: “¿Cuánto tardaría mi empresa en recibir el mismo monto que ganaría en esa licitación en comparación con en el sector privado?”. ¿Ya no parece tanto trabajo verdad?

[ 12. Procesos por partida ]

Finalmente, si ha realizado el análisis del cartel y determina que cumple con todos los requisitos para participar, es momento de que prepare su oferta ganadora y luego la presente en SICOP en esta sección.

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