¿Cómo presentar ofertas en SICOP?

El proceso de presentar una oferta en el Sistema de Compras Públicas (SICOP) está conformado por varias etapas. En este artículo le comparto los pasos y documentos que debe tener a mano para que pueda realizar el proceso de presentar una oferta de forma fluida y sin contratiempos.

Si ya realizó su análisis del cartel en SICOP, decidió que va a participar y tiene su oferta lista con todos los requisitos y documentación requerida, mi primera recomendación es que al momento de presentar la oferta, reserve un espacio de tiempo sin interrupciones y en el cual pueda enfocarse en realizar el proceso completo.

Presentar una oferta no es difícil, pero sí es un proceso minucioso de muchos detalles, que toma su tiempo, por lo que si en este momento no cuenta con el tiempo suficiente puede descargar la guía paso a paso, con imágenes del proceso sobre cómo presentar una oferta y consultarla en cualquier momento.

Antes de presentar la oferta en SICOP

Antes de iniciar el proceso de presentar la oferta y para que todo el proceso se le facilite, es importante que tenga a mano lo siguiente:

  • Firma digital y su clave: para poder iniciar sesión y firmar el contrato.
  • Estar al día con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y el Ministerio de Hacienda: si no está registrado en la CCSS, deberá presentar una justificación. Puede consultar si se encuentra al día con la CCSS aquí y con el Ministerio de Hacienda aquí.
  • Documentos: Pueden ser requisitos de la licitación o como evidencia del factor de evaluación; por ejemplo: currículums, cartas de recomendación de clientes, entre otros.
  • Número de procedimiento: este número es el que utilizará para buscar el concurso y poder presentar la oferta.

Una vez que tenga ubicados los documentos mencionados anteriormente, ¡ahora sí, estamos listos para comenzar! Inicie sesión en SICOP y juntos vamos a comenzar el proceso de presentar la oferta.

Pasos para ofertar en SICOP

Paso 1. Buscar el concurso

Para buscar el concurso en el que desea participar debe ingresar a sección de “Concursos” en el menú principal, esto lo llevará a la consulta del listado de concursos electrónicos.

En el listado de concursos electrónicos busque el concurso en el que desea participar utilizando el número de procedimiento. Una vez que haya identificado el concurso en el que desea ofertar, haga click en la descripción del procedimiento para ir al cartel electrónico.

Una vez dentro del cartel electrónico, vaya hasta el punto 12, que se llama “Procesos por partida” y presione el botón de “Ofertar” en la presentación de la oferta. 

Recordatorio: Algo sumamente importante en esta fase es verificar que el estado del concurso esté en recepción de ofertas, esto quiere decir que tiene oportunidad de presentar su oferta. Si el concurso aparece cerrado, ya no hay oportunidad de ofertar.

Paso 2. Pago de timbres

En este paso debe pagar los timbres, la garantía y es cuando se da la aceptación de las declaraciones juradas. Tome en cuenta que cada concurso es distinto, por lo que dependiendo de la naturaleza del concurso así será el pago de timbres.

Para poder realizar el pago de los timbres, el número de cuenta cliente de su empresa debe estar domiciliada, lo que significa que la cuenta debe estar debidamente inscrita en SICOP para hacer los pagos. Recuerde siempre verificar el número de cuenta bancaria para la transferencia antes de realizarla.

Una vez que la transferencia ha sido realizada el resultado cambia a “Completo” y usted podrá generar el comprobante de pago.

Paso 3. Constancia de estar al día con la CCSS

El siguiente paso en el proceso de presentar una oferta se le llama “Gestión de registro de CCSS”, en este paso es necesario ingresar ya sea, la constancia de estar al día con el pago de cuotas en la CCSS o bien, si no está al día con los pagos en la CCSS deberá adjuntar la justificación que dé razón del porqué no se encuentra al día.

Paso 4. Presentar la Oferta económica

En este paso usted indicará su oferta económica; para comenzar con el proceso es necesario que en la sección “Información de bienes, servicios u obras” busque el código de clasificación del producto a ofertar, según los que el sistema le muestre.

Una vez que haya ingresado el código, la plataforma SICOP le solicitará que indique:

  • Precio unitario sin impuesto
  • Precio total sin impuesto
  • Descuento
  • IVA
  • Otros impuestos
  • Costo por acarreos

Recordatorio: es necesario que complete todos los espacios marcados con un asterisco (*), ya que son obligatorios en el proceso de presentar la oferta a SICOP. En caso de que no vaya a ofrecer un descuento o no vaya a cobrar costos por acarreos debe digitar un 0

Paso 5. Factores de evaluación en licitaciones y documentos adjuntos

Antes de iniciar con el proceso de completar y adjuntar documentos, asegúrese de revisar con detalle cada factor solicitado, de manera que esté totalmente seguro de que cuenta con todos.

La Administración, podrá incluir otros factores de calificación distintos al precio, siempre que impliquen una ventaja comparativa para la selección de la oferta más conveniente. No podrán ser ponderados como factores de evaluación los requisitos mínimos legales, técnicos o financieros, que resulten indispensables para la contratación.

Cuando el factor de evaluación es 100% precio, no requiere registros de atributos de evaluación porque la selección se hará únicamente tomando en cuenta la oferta con el precio más bajo.

Una vez que ya verificó que cuenta con todos los documentos, complete la columna de “Registro del proveedor”

Lo primero que encontrará es un espacio llamado “Comentario del proveedor”, que si bien no es obligatorio, le recomendamos completarlo para aquellos factores que podrían ser complicados y requieren aclaración.

Adjuntar archivos: en esta sección seleccione el archivo que requiere adjuntar, además en la columna de “Confidencial” puede elegir SI en caso de que el archivo tenga carácter confidencial (ejm: estados financieros) o de lo contrario se mantiene en NO.

Finalmente en la sección “Modalidad de oferta” se puede seleccionar modalidad Individual o Acuerdo Consorcial y generar la oferta.

Cómo presentar ofertas en consorcio:

Para presentar ofertas en consorcio, el primer requisito indispensable es que ambas partes del consorcio estén inscritas en SICOP.

Una vez que confirmen que ambas partes están inscritas en SICOP y elija la modalidad de presentar oferta en consorcio, SICOP le solicitará los siguientes datos:

  • Nombre del consorcio.
  • Acuerdo consorcial.
  • Datos de los representantes legales de ambas empresas.

Una vez presentado los datos, el sistema verificará la información y emitirá una aprobación. Usted deberá esperar a tener aprobación para continuar con el proceso de presentar la oferta, ya que no es posible presentar la oferta antes de tener la aprobación.

¿Dónde veo las solicitudes de aprobación? Ingrese a “Empresas proveedoras” y luego “licitación electrónica”, “aprobación oferta” y “detalle oferta a aprobar”, en ese orden. Ahí podrá ver si su solicitud de consorcio fue aprobada. Una vez que la solicitud fue aprobada podrá generar y enviar la oferta.

Paso 6. Pago y registro de garantías de participación en SICOP

No todas las licitaciones requieren de este paso, por lo que el sistema lo habilitará cuando aplique.  Si el cartel lo solicita debemos asociar a la oferta las garantías gestionadas previamente en una entidad garante (o banco) o en el caso de que se requiera cancelar una garantía en efectivo se deposita por transferencia electrónica.

Cancelar una garantía en efectivo en SICOP: se deposita por transferencia electrónica, solo debe presionar la opción “Pago de la garantía en efectivo”. Una vez realizado el pago, en la sección “Garantías de participación en efectivo” puede consultar el pago exitoso de la garantía de participación.

Para agregar una garantía que ya se pagó mediante una entidad garante o banco, debe verificar por medio del botón “Buscar” si tiene garantías de participación asociadas al procedimiento de la oferta que está presentando.

Cuando se le despliegue los resultados de la búsqueda, haga click en el número de garantía, ahí se le mostrará información de la entidad garante y de la entidad a la que se rinde la garantía, información del oferente y el detalle de la garantía. 

Por último seleccione la garantía que desea presentar. Para ver el paso a paso del pago y registro de garantías de participación, descargue gratis esta guía ilustrada.

Paso 7. Revisión y envío de oferta

¡Ha completado todos los pasos para presentar una oferta! el paso que falta es revisar que la información brindada en la oferta sea la correcta y que no haya omitido nada. Cuando esté seguro presione el botón enviar oferta.

Este blog estará aquí para que lo consulte cuando requiera, pero puede descargar la guía con el proceso para que lo tenga en su computadora y la pueda compartir con su equipo:

Descargar la guía paso a paso de cómo presentar una oferta a SICOP

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